Die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung wird aufgrund immer komplexerer Strukturen der organisierten Kriminalität immer wichtiger. Hierzu gibt es in Deutschland umfangreiche Regelungen, die auch Unternehmen dazu verpflichten, bei ihren Kunden entsprechende Prüfungen, etwa der Identität, durchzuführen. Längst sind davon nicht mehr nur Banken betroffen, auch Handelsunternehmen sowie Anwälte und Steuerberater können unter die Vorschriften des Geldwäschegesetzes (GwG) fallen. Dieses Merkblatt informiert über die Pflichten, von denen kleine und mittelständische Unternehmen betroffen sein können.
Scheinselbständigkeit
Durch die schwierige Situation am Arbeits- und Wirtschaftsmarkt sehen sich viele Unternehmen gezwungen, ihre Kosten zu senken – insbesondere im Personalbereich. Um Sozialabgaben zu sparen, werden Mitarbeiter beispielsweise nicht eingestellt, sondern als Selbständige beauftragt. Diese Mitarbeiter müssen sich dann selbst versichern und sind auch arbeitsrechtlich weitgehend ungeschützt.
Dem wirkt der Gesetzgeber jedoch entgegen: Sogenannte Scheinselbständige müssen als Arbeitnehmer anerkannt und in der Sozialversicherung versichert werden. Zur Klärung der Frage, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis eines Auftragnehmers zu einem Auftraggeber um eine „echte“ Selbständigkeit oder aber um eine Scheinselbständigkeit handelt, gibt es zahlreiche Prüfungsansätze der Versicherungsträger.
Sowohl Unternehmer, die einen freien Mitarbeiter beauftragen, als auch Erwerbstätige, die sich selbständig machen wollen, müssen diese Frage also klären, um Fehler – gerade auch im Bereich der Sozialabgaben – zu vermeiden.
Dieses Merkblatt soll Ihnen dabei helfen, eine richtige Selbständigkeit von einer Scheinselbständigkeit bzw. von einer arbeitnehmerähnlichen Selbständigkeit abzugrenzen und bei Ihrem unternehmerischen Handeln stets auch die jeweiligen sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Folgen im Auge zu behalten.
Der gesetzliche Mindestlohn – ein Überblick
Mit dem Mindestlohngesetz (MiLoG) hat der Gesetzgeber die Einführung eines flächendeckenden gesetzlichen Mindestlohns beschlossen.Seit Januar 2015 gilt in Deutschland ein Mindestlohn pro Arbeitsstunde, der seit Januar 2017 8,84 € beträgt. Dieser Betrag gilt auch für 2018.Der gesetzliche Mindestlohn setzt eine feste Grenze, die nicht mehr unterschritten werden darf. Das Mindestlohngesetz birgt einige Risiken – vor allem für Sie als Arbeitgeber.
Im Folgenden wird ein Überblick über wichtige Einzelheiten des Gesetzes gegeben:
Das neue Datenschutzrecht: Was es für Sie bedeutet
Das Datenschutzrecht wird in der Praxis immer noch häufig vernachlässigt oder bleibt gar unberücksichtigt. Angesichts wachsender Sensibilität und entsprechender Sachzwänge auf Unternehmensseite, zunehmender Prüfungsdichte und Sanktionshäufigkeit von Seiten der Aufsichtsbehörden sowie nicht zuletzt der mit moderner Datenverarbeitungs- und Informationstechnik steigenden Verletzlichkeit gehören Datenschutzlücken jedoch zu den nicht (mehr) vernachlässigbaren Geschäftsrisiken.
Hierauf reagierte der europäische Verordnungsgeber mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit dem 24.05.2016 in Kraft ist und die zukünftig in allen Staaten der Europäischen Union (EU) für grundsätzlich gleiche Standards sorgen soll.
Zugleich wird mit der DSGVO das Ziel verfolgt, das Datenschutzrecht zu modernisieren, um bessere Antworten auf die Globalisierung und datenschutzrechtliche Herausforderungen zu geben, die die zunehmende Digitalisierung und das Internetzeitalter mit sich bringen.
Die neuen Regelungen sollen zu gleichen Wettbewerbsbedingungen für alle Unternehmen auf dem europäischen Markt beitragen. Nach einer zweijährigen Übergangsfrist müssen ab dem 25.05.2018 alle Dokumente und Prozesse der Neuregelung angepasst sein.
Merkblatt: Das neue Datenschutzrecht
Unser Video erklärt, wie Sie bei der Umsetzung der DSGVO richtig vorgehen:
Reisekosten 2018
Bereits seit dem 01.01.2014 gilt ein grundlegend neues Reisekostenrecht. Dieses Merkblatt behandelt dessen Regelungen und gibt Ihnen Auskunft über sämtliche steuerlichen Aspekte
– von der Abgrenzung einer privat veranlassten von einer dienstlich notwendigen Reise
– über die aktuelle Behandlung von gemischten (d.h. privat und beruflich veranlassten) Aufwendungen
– bis hin zu den Besonderheiten beim Frühstück im Hotel.
Die hier dargestellten Regeln gelten grundsätzlich gleichermaßen für Arbeitnehmer wie Selbständige (Unternehmer, Freiberufler, Landwirte), wobei Letztere statt Werbungskosten für ihre Geschäftsreise Betriebsausgaben absetzen.
Der Datenschutzbeauftragte in der Praxis
Viele Unternehmen wissen, dass ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist. Doch wo und wie beginnen? Wen sollten Sie nehmen? Was sollte er können und welche Aufgaben hat er? Wir sortieren Ihre Fragen und geben Ihnen Ratschläge, wie Sie weiter vorgehen sollten.
Einkommensteuerberatung 2017
Um Sie im Verfahren zur Einkommensbesteuerung ideal steuerlich beraten zu können, benötigen wir einige Angaben bzw. Nachweise von Ihnen. In unsrer Checkliste haben wir daher für Sie zusammengestellt, welche Informationen für die Anfertigung der Einkommensteuererklärung 2017 wichtig sind. Denken Sie daran: Jeder Beleg kann Ihre Steuerlast senken und somit bares Geld sparen!
Checkliste: Notwendige Belege für die Einkommensteuerberatung 2017
Wir kennen die Regeln – Das Consulto-Würfelspiel
Vorbereitung
Ermitteln Sie zunächst den Startspieler. Jeder Spieler würfelt reihum und der Spieler mit dem höchsten Wert darf beginnen. Es wird im Uhrzeigersinn gespielt.
Der einzelne Wurf jedes Spielers
Den ersten Wurf führen Sie mit allen fünf Würfeln aus und entscheiden, wie viele der fünf Würfel Sie behalten möchten. Die passenden Würfel legen Sie – für alle anderen Spieler sichtbar – beiseite. Die übrigen Würfel können Sie für den zweiten Wurf verwenden. Diesen Vorgang können Sie noch einmal für einen dritten Wurf wiederholen. Spätestens nach diesem dritten Wurf steht das Ergebnis fest und die Punkte werden auf den Block notiert. Sollten Sie bereits mit dem ersten oder zweiten Wurf ein gewünschtes Würfelbild erreicht haben, können Sie selbstverständlich auf weitere Würfe verzichten. Sollten Sie nach dem dritten Wurf keine der möglichen Kombinationen erreicht haben, tragen Sie bitte in eine beliebige Zeile Ihrer Wahl des Spielblocks eine „0“ ein.
Rückblick der 1. Consulto-Veranstaltung
Am vergangenen Mittwoch hat zum ersten Mal eine Veranstaltung unter der gemeinsamen Dachmarke Consulto stattgefunden. Dabei referierten Rechtsanwalt Veit Reichert, Steuerberater Florian Varinli und Bachelor of Arts Christopher Witte über verschiedene Themen aus den Bereichen Recht, Wirtschaft und Steuer.
Im Rahmen der ersten Veranstaltung unter der gemeinsamen Dachmarke Consulto stellte Rechtsanwalt Veit Reichert am Abend des 27. September zu Beginn seines Vortrages das Beratungsnetzwerk und die Umsetzung der lang gehegten und entwickelten Idee von Claus-Dieter Kotalla vor: Sich ergänzende Dienstleistungen zusammenzuführen. „Fachliche Kompetenz aus Recht, Wirtschaft und Steuer unter einem Dach – das bedeutet kurze Wege und schnellere Abstimmungen.“ Die beteiligten Unternehmen der Dachmarke eine dabei ein Bestreben: Die strategische Begleitung ihrer Kunden. „Wir möchten Ansprechpartner in verschiedenen Bereichen sein, ja fast schon Lebensberater. Schließlich entscheiden die getroffenen Beschlüsse – ob rechtlich, betriebswirtschaftlich oder steuerlich – mit über die Zukunft unserer Kunden.“
In seinem Vortrag sprach Rechtsanwalt Veit Reichert vor zahlreichen Gästen über wichtige Themen rund um das Ende von Arbeitsverhältnissen, sowie über Risiken von Abmahnung, Kündigung und Abfindung. Dabei berücksichtigte er die Sicht von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen. Nahtlos ergänzte Steuerberater Florian Varinli die steuerliche Behandlung von Abfindungen als Lösung von Störungen im Arbeitsverhältnis und zeigte anhand von Beispielen auf, wie diese sich auswirken könnten. Im dritten und letzten Vortrag sprach Bachelor of Arts Christopher Witte über die Möglichkeiten zur Führung eines digitalen Fahrtenbuches und welche Aspekte es dabei zu beachten gelte.
Im Anschluss an diesen informativen und kurzweiligen Vortragsabend knüpfte sich ein gut genutztes „get-together“ bei leckeren Speisen und Getränken an. So konnte auch im Anschluss in zahlreichen Gesprächen das Netzwerk ausgebaut und weiterführende Informationen ausgetauscht werden.
Bereits jetzt unsere nächste Veranstaltung vormerken: 31. Januar 2018 zum Thema „Jahreswechel 2017/2018 – Wichtige Änderungen aus Rechts- Wirtschafts- und Steuerberatung“
Serie Teil 3: Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen
Lesen Sie in diesem Teil unserer Serie, wie die Einführung eines digitalen Buchführungsprozesses durch Nutzung von DATEV Unternehmen online möglich ist und was es dabei zu beachten gilt.
DATEV Unternehmen online umfasst alle Anwendungen für das Buchen digitaler Belege und unterstützt:
- Bei der Erledigung von Zahlungen, dies erfolgt z.B. mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg und automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge sowie Freigabe von Lohnzahlungen, auch erfolgt eine einfache Kontrolle des Geschäftskontos durch Abgleich der elektronischen Kontoauszüge mit den digitalisierten Rechnungsbelegen bei der Erstellung eines GoB-konformen Kassenbuchs, hierzu werden z.B. laufende Prüfungen vorgenommen (Kassenminusprüfung, Chronologie)
- Bei der Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung, auch ist die Vorwegberechnung lohnrelevanter Daten zu Informations- und Auskunftszwecken möglich
- Bei Austausch und zentraler Ablage von Dokumenten für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente über DATEV Digitale Personalakte
Darüber hinaus ist DATEV Unternehmen online optional erweiterbar, um die Angebots- und Rechnungsschreibung und dem Buchen elektronischer Belege (Kontoauszugs-Manager), mit dem Zahlungsunterlagen eingespielt und zeitnah in die Buchführung aufgenommen werden können.
Zur Nutzung von DATEV Unternehmen online sind aus technischer Sicht im Unternehmen lediglich eine Internetverbindung mit möglichst hoher Bandbreite und ein Scanner, alternativ ein Faxgerät mit CLIP-Funktion (Rufnummernweitergabe) und Einzelseitenerkennung erforderlich.
Die Basis für die Beweiskraft jeder Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen sind Belege. Diese dienen dem sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits.
Sofern ein Dokument oder auch eine handschriftliche Notiz diesen Zweck erfüllt, spricht man in diesem Zusammenhang von der Belegfunktion. Belege sind ab dem Zeitpunkt, ab dem sie die Belegfunktion erfüllen, unveränderbar vorzuhalten. Unveränderbarkeit bedeutet, dass Veränderungen nicht vorgenommen werden dürfen, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Wie bereits in den ersten Teilen unserer Serie ausgeführt, ist im Zusammenhang zum Belegwesen der allgemeine Grundsatz der Zeitgerechtheit einzuhalten. So sind Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in einer Frist zu erfassen, in der ein zeitlicher Zusammenhang zwischen dem Geschäftsvorfall und der Erfassung liegt. Zeitgerechte Erfassung und Ordnung bedeutet nach dem GoBD, dass ein Geschäftsvorfall möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch zu erfassen ist. An dieser Stelle sei erneut darauf hingewiesen, dass unter dem Begriff „Erfassung“ nicht zwingend die unmittelbare buchungstechnische Erfassung von Belegen in der Finanzbuchführung gemeint sei, sondern primär die manuelle Sichtung und Sicherung durch eine geordnete Ablage der Belege. Die Grund(buch)aufzeichnungsfunktion kann auch in Form einer geordneten und übersichtlichen Belegablage erfüllt werden.
Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein und z.B. von der Nichtanerkennung einzelner Betriebsausgaben über die Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen bis hin zu Zwangsmitteln und Bußgeldern reichen.
Die GoBD nennen für die Erfassung eines Geschäftsvorfalles in einer geordneten Belegablage erstmals eine zeitliche Orientierung und führen u.a. eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen als unbedenklich an. Das hat zur Folge, dass Belege in der Regel innerhalb von 10 Tagen zumindest identifiziert, gesichtet und geordnet abgelegt werden sollten. Darüber hinaus seien Kontokorrentbeziehungen innerhalb von 8 Tagen zu erfassen.
Sofern sich der Unternehmer für eine bestimmte Form der Aufzeichnung entschieden hat, ist er insoweit verpflichtet, diese auch für Zwecke der Aufbewahrung und Auswertung vorzuhalten.
Der komplette Belegfluss von der Belegausstellung bzw. vom Eingang der externen Belege inklusive Belegidentifikation über die Ablage in einer geordneten und sicheren Ablage bis hin zu den aufbewahrungsspezifischen Besonderheiten soll gemäß Rz. 34 der GoBD in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet.
Zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung soll für das Verfahren der Belegablage ein klar geregelter Prozess vorliegen, der u.a. die folgenden Fragen als Orientierung berücksichtigt:
- Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
- Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
- Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
- Wie ist das evtl. Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
- Wie ist der Ablageort (z.B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
- Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
- In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z.B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
- Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
- Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?
Wir sind Ihr kompetenter Partner bei der Identifikation und Dokumentation der relevanten Prozessschritte einer geordneten und sicheren Belegablage. Deshalb unser Tipp: Machen Sie mit uns die GoBD-Prüfung. Ziel und Schwerpunkt ist die Überprüfung sämtlicher Rechnungslegungsprozesse, der eingesetzten Systeme und deren Dokumentation auf Einhaltung der GoBD, sowie die Prüfung der tatsächlich gelebten Prozesse und Kontrollmechanismen. Gemeinsam decken wir Schwachstellen auf und erarbeiten Vorschläge zur Beseitigung.
Sie wollen DATEV Unternehmen online einmal live erleben? Probieren Sie es aus, kostenlos und unverbindlich in unserem Showroom!
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